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Note générale sur la protection des données à l'attention des clients et partenaires d'affaires 

 

I. Introduction et champ d'application 

La présente note générale sur la protection des données (dénommée ci-après «  Note ») s'applique au traitement de données à caractère personnel par ZF Friedrichshafen AG et ses filiales établies dans l'UE, au Royaume-Uni et en Suisse, qui font partie du groupe  ZF mondial (dénommé ci-après « ZF Group »). 

Dans le cadre de la présente Note, les filiales sont des entreprises dans lesquelles ZF Friedrichshafen AG détient directement ou indirectement plus de 50 % des parts, et conjointement dénommées ZF (« ZF »). 

ZF accorde une très grande importance à la protection des données à caractère personnel (dénommées ci-après « Données Personnelles ») de tous ses clients et partenaires d'affaires. Cette protection s'étend aussi aux Données Personnelles des clients finaux et employés de nos partenaires en leur qualité d'interlocuteurs et de représentants dans le cadre d'une relation d'affaires.
 
ZF s'engage à traiter les Données Personnelles de façon responsable en respectant les lois sur la protection des données applicables dans tous les pays dans lesquels ZF agit. La présente Note décrit les types de Données Personnelles que ZF collecte, la manière dont ZF emploie les Données Personnelles, avec qui ZF les partage, ainsi que les droits dont vous bénéficiez à titre de personne concernée, en relation avec l'utilisation des Données Personnelles par ZF. La présente Note décrit aussi les mesures prises par ZF pour garantir la sécurité des données et la manière dont vous pouvez nous contacter à propos de nos pratiques de protection des données. La présente Note décrit aussi les mesures prises par ZF pour garantir la sécurité des données et la manière dont vous pouvez nous contacter à propos de nos pratiques de protection des données. 


 

II. Coordonnées des responsables du traitement des données 

Les entités juridiques responsables de la collecte et de l'utilisation de vos Données Personnelles (dénommées ci-après « Responsables du traitement des données ») dans votre pays de résidence en relation avec les finalités définies dans la présente Note, figurent dans l'Annexe 1 jointe.  


 

III. Coordonnées du délégué à la protection des données 

Un délégué à la protection des données (dénommé ci-après « DPO ») est désigné pour chaque entité juridique si la loi applicable l'exige. Le DPO est impliqué dans toutes les questions concernant la protection de vos Données Personnelles. Le DPO est en particulier chargé de surveiller et de garantir la conformité du traitement de ces données avec la présente Note et les lois applicables en matière de protection des données. Pour tout commentaire ou question concernant la présente Note, veuillez contacter Mme Silke Wolf, coordinatrice de la protection des données de ZF Group et DPO chez ZF Friedrichshafen AG, à l'adresse suivante : 
Silke Wolf
ZF Friedrichshafen AG
Corporate Headquarters / ZF Forum
Löwentaler Straße 20
88046 Friedrichshafen
Allemagne 


Vous pouvez aussi contacter la coordinatrice de la protection des données de ZF Group par e-mail à l'adresse dataprotection@zf.com.  


 

IV. Catégories de Données Personnelles traitées 

Nous traitons les Données Personnelles suivantes à différentes fins commerciales, mentionnées ci-dessous : 
 
  • Informations d'identification générales – ZF peut traiter votre nom, vos coordonnées (y compris l'adresse de résidence, le numéro de téléphone fixe privé et le numéro de téléphone portable privé), la nationalité et le pays de résidence, la date de naissance, le sexe et les langues parlées. 
 
  • Informations professionnelles – ZF peut traiter des informations relatives à votre profession, notamment l'intitulé de votre poste, vos adresse e-mail et numéro de téléphone professionnels, ainsi que vos fonctions/responsabilités. 
 
  • Informations financières – ZF peut traiter des informations financières, notamment votre numéro de compte bancaire, votre numéro de carte de crédit, vos coordonnées bancaires et votre numéro de TVA. 
 
  • Informations de visiteur – ZF peut traiter votre nom, vos coordonnées et le numéro d'immatriculation de votre véhicule lorsque vous visitez des unités ZF. 
 
  • Informations que vous choisissez de partager avec ZF – ZF peut traiter des Données Personnelles que vous choisissez de partager avec ZF, notamment les informations que vous communiquez à notre service clients lors d'un contact. 
  • Informations relatives au sourcing et à l'approvisionnement – si vous fournissez des services ou vendez des produits à ZF, ou si ZF vous fournit des services ou vous vend des produits, ZF peut traiter des informations nécessaires à la fourniture de services ou à la vente de produits, notamment vos coordonnées et données financières. 
 
  • Informations relatives à la garantie – ZF peut traiter votre nom, vos coordonnées, vos informations financières et celles concernant le(s) produit(s) acheté(s) lorsque vous effectuez un recours en garantie. 
 
  • Enregistrements CCTV – ZF peut traiter des enregistrements de votre personne provenant des systèmes de surveillance CCTV installés dans ses unités. 
 
  • Pour en savoir plus, veuillez consulter les notes spécifiques sur la protection des données affichées dans nos unités. 
 
  • Résultats de sondages – ZF peut traiter les réponses que vous fournissez aux questions de nos sondages de clients. 
 
  • Informations collectées du fait de l'utilisation d'applications ZF – ZF peut traiter des Données Personnelles relatives à votre utilisation d'applications ZF. 
 
  • Pour en savoir plus, veuillez consulter les notes spécifiques sur la protection des données de l'application ZF correspondante. 
 
  • Mots de passe ou autres identifiants personnels – ZF peut traiter le mot de passe ou un autre identifiant personnel que vous utilisez lors d'un enregistrement sur un site Internet ou sur un appareil ZF, et peut vous aider à vous enregistrer si vous oubliez votre mot de passe ou votre identifiant personnel. 
 
  • Pour en savoir plus, veuillez consulter les notes spécifiques sur la protection des données du site Internet ZF ou de l'appareil ZF concernés. 
 
  • Justificatif d'identité – ZF peut, dans certaines conditions, vous demander une copie de votre carte d'identité ou une autre pièce d'identité (par ex. permis de conduire) lorsque vous adressez une demande relative à la confidentialité des données à ZF. 
 
  • Informations concernant le site Internet – ZF peut traiter des informations relatives à votre utilisation de sites Internet ZF, notamment le type et la version de navigateur, l'historique de navigation et les pages que vous avez visitées sur un site Internet ZF.  Pour en savoir plus, veuillez consulter les notes spécifiques sur la protection des données du site Internet ZF respectif. 
 
  • Données concernant le véhicule d'un client final, à savoir le numéro de châssis (VIN), le numéro d'immatriculation, ainsi que des enregistrements de transmission et d'autres données « véhicule » relatives au style de conduite d'une personne. 
Les Données Personnelles traitées se limitent aux données nécessaires pour exécuter les opérations commerciales qui ont motivé leur collecte. ZF gèrera les Données Personnelles d'une façon qui garantit leur exactitude, leur intégralité et leur actualité. 

D'une manière générale, ZF collecte les Données Personnelles directement auprès de la personne concernée. Toutefois, ZF peut aussi récupérer des données auprès de tiers, en conformité avec les dispositions légales. C'est en particulier le cas de données concernant le véhicule du client final si des constructeurs automobiles renvoient à ZF des produits qui leur ont été vendus pour être intégrés dans leurs véhicules. 

 


V. Objectifs du traitement de données et bases légales 

ZF traite les Données Personnelles en conformité avec les lois et réglementations applicables en matière de protection des données, et uniquement à des fins restreintes, explicites et légitimes. ZF n'utilisera pas les Données Personnelles dans un but incompatible avec la finalité initiale de leur collecte, à moins que vous n'approuviez au préalable une utilisation complémentaire de façon explicite. 

Les Données Personnelles relatives aux clients et aux partenaires d'affaires peuvent être traitées aux fins suivantes : 
 
  • Développement et gestion de la relation avec un client / partenaire
  • Administration interne (notamment tenue à jour des comptes, enregistrements créditeurs et débiteurs)
  • Service clients
  • Gestion centrale
  • Gestion des contrats
  • Gestion des produits, garanties et réclamations
  • Traitement et exécution des commandes
  • Planification des demandes et production
  • Gestion des litiges et procès
  • Formation et certification
  • Sourcing et approvisionnement 
  • Développement d'affaires
  • Conformité avec le code du travail, le code des impôts et le code de la sécurité sociale, ainsi qu'avec d'autres exigences réglementaires (par ex. respect des dispositions légales en matière de comptes rendus et d'enregistrements) 
  • Recherche, développement et amélioration de produits et services ZF (entre autres activités commerciales et études de marché (par ex. par le biais de sondages))
  • Assistance informatique
  • Relations publiques
  • Marketing direct
  • Planification d'installations, de sécurité et d'urgence
  • Optimisation de l'utilisation de réseaux et d'appareils, contrôles de sécurité correspondants (entre autres l'accès à myWABCO)
  • Prévention, détection de fraudes et enquêtes correspondantes
  • Surveillance et assurance de la conformité avec les règlements et procédures appliquées chez ZF
  • Surveillance et assurance de la conformité avec des exigences légales s'appliquant à ZF ou des obligations contractuelles (entre autres les dispositions de votre contrat avec ZF)
  • Événements
  • Réalisation d'audits internes et externes
  • Exécution de transactions à l'échelle du groupe (entre autres des fusions, acquisitions et cessions)
  • Gestion de la recherche et du développement (« R&D ») de produits
  • Assistance et maintenance en matière de produits, diagnostic d'erreurs et identification de schémas de défauts. 


La collecte et le traitement de Données Personnelles se fondent sur les bases légales suivantes : 
 
  • Si cela est nécessaire pour exécuter un contrat que vous avez conclu avec ZF (par ex. si vous vendez un produit à ZF, ZF a besoin de votre numéro de compte bancaire pour payer l'achat) ;
  • Si cela est nécessaire pour que ZF puisse respecter une disposition légale (ZF peut par ex. être amené à recueillir votre numéro de TVA pour remplir ses obligations fiscales) ;
  • Si cela est nécessaire pour protéger les intérêts légitimes de ZF, dans la mesure où vos libertés et droits fondamentaux ne les priment pas (par ex. si ZF a besoin de Données Personnelles à des fins administratives internes en vue d'assurer la sécurité du réseau et des informations et en vue d'améliorer ses produits et services) ;
  • Si vous avez donné votre consentement (par ex. si vous avez approuvé la réception d'une lettre d'information ZF). 
 

VI. Protection des données 

ZF a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque. De telles analyses de risques incluent une analyse du risque de compromettre les droits de la personne concernée, les coûts de mise en œuvre ainsi que la nature, l'étendue, le contexte et la finalité du traitement des données. 

Ces mesures englobent 
(i) le chiffrement de Données Personnelles si une telle procédure s'avère applicable / appropriée ; 

(ii) la capacité d'assurer en continu la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la flexibilité des systèmes et services de traitement ; 

(iii) l'aptitude à rétablir rapidement la disponibilité des Données Personnelles et l'accès à celles-ci en cas d'incident physique et technique ; 

(iv) un processus pour tester, déterminer et évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité du traitement. 


 

VII. Destinataires de Données Personnelles 

ZF Friedrichshafen AG est le siège social de ZF Group. En raison des systèmes informatiques partagés au sein de ZF Group et de la nature internationale de notre activité, les Données Personnelles collectées et traitées par ZF Friedrichshafen AG et ses filiales (« entités juridiques ZF ») peuvent être partagées avec d'autres entités juridiques ZF de ZF Group ou leur être accessibles aux fins mentionnées plus haut. 

Un transfert de données vers des entités juridiques ZF situées en dehors de l'UE et du Royaume-Uni interviendra uniquement dans les conditions définies pour les transferts internationaux de données dans la section VIII de la présente Note (voir ci-dessous). 

Une vue d'ensemble des entités juridiques de ZF faisant partie de ZF Group se trouve à l'adresse suivante : 
   


En outre, ZF peut partager vos Données Personnelles avec: 
 
  • des fournisseurs de services informatiques et collaboratifs ;
  • des banques et des assurances ;
  • des prestataires de services commerciaux ;
  • des prestataires de services relatifs au marketing, à la recherche et à la communication ;
  • des prestataires de services relatifs à la formation ;
  • des conseillers professionnels ;
  • des autorités chargées de l'application du droit (entre autres des autorités policières et judiciaires) ; 
  • d'autres autorités publiques (notamment les caisses d'assurance sociale et administrations fiscales). 
 
ZF  communiquera aussi vos Données Personnelles à des tiers dans les cas suivants : 
 
  • ZF vend ou achète une activité ou des biens ; dans ce cas, ZF peut transmettre vos Données Personnelles au vendeur ou à l'acheteur prospectif correspondant ;  
  • Un tiers acquiert ZF ou la majeure partie de ses biens ; dans ce cas, les biens cédés peuvent inclure les Données Personnelles que ZF détient à votre sujet ;
  • ZF se trouve dans l'obligation de communiquer ou partager vos Données Personnelles pour respecter toute disposition légale ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de ZF, de ses clients ou d'autres personnes.
  • Cela englobe l'échange de Données Personnelles avec des autorités (entre autres des autorités judiciaires et policières), par exemple dans le cas d'un incident concernant la cybersécurité ;
  • Vous avez explicitement approuvé cela. 
 
En cas de transmission de vos Données Personnelles à des tiers traitant vos Données Personnelles pour le compte de ZF, ZF communiquera vos Données Personnelles uniquement à des sous-traitants choisis avec soin qui observent les instructions de ZF concernant le respect des obligations légales et contractuelles applicables.


 

VIII. Transferts internationaux de données 

Les transferts internationaux de données font référence à des transferts de Données Personnelles à l'extérieur de l'Espace Économique Européen (« EEE ») et du Royaume-Uni. La présence internationale de ZF implique le transfert de Données Personnelles vers et depuis d'autres entreprises ou tiers, pouvant être établis en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni, notamment aux États-Unis. 
En cas de transfert de vos Données Personnelles en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni, ZF veillera à ce que vos Données Personnelles soient protégées à travers les mesures suivantes : 
 
  • Les lois du pays vers lequel vos Données Personnelles sont transférées offrent un niveau adéquat de protection des données (article  45 du règlement européen général sur la protection des données (2016/679)(RGPD)) ; 
  • Le transfert est soumis à des clauses de protection de données approuvées par la Commission européenne (article 46.2 du RGPD) ou au bouclier de protection des données UE-États-Unis (article 45.1 du RGPD) ;Le transfert est soumis à des clauses de protection de données approuvées par la Commission européenne (article 46.2 du RGPD) ou au bouclier de protection des données UE-États-Unis (article 45.1 du RGPD) ; 
  • L'application de toute autre mesure de sécurité prévue par l'article 46 du RGPD. 

Si vous souhaitez recevoir plus d'informations sur les transferts de vos Données Personnelles en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni et/ou sur les mesures de sécurité implémentées (entre autres sur la manière d'obtenir une copie de ces dernières), vous pouvez contacter le Coordinateur de la protection des données de ZF Group (voir la section III, plus haut). 


 

IX. Conservation de Données Personnelles 

ZF ne conserve pas vos Données Personnelles au-delà du temps spécifié par les lois et réglementations applicables en matière de protection des données, ni pendant une période plus longue que celle justifiée par les finalités de la collecte initiale. D'une manière générale, les données collectées seront supprimées dès lors qu'il n'existe plus de relations d'affaires avec le client / le partenaire d'affaires ou en cas d'absence de communication pendant une période de 2 ans. Il se peut cependant que les données collectées soient soumises à des exigences de conservation dans le cadre des dispositions légales applicables. Dans d'autres cas, ZF pourra enregistrer et conserver des Données Personnelles tant que le délai réglementaire de prescription pour des prétentions légales vis-à-vis de ZF n'aura pas expiré. 

 


X. Droits de protection des données 

En fonction des lois applicables, vous avez un certain nombre de droits concernant les Données Personnelles que ZF  conserve à votre sujet : 
 
  • Vous avez le droit d'accéder aux Données Personnelles que ZF  Group conserve à votre sujet – parce que ZF Group souhaite que vous soyez conscient(e) des Données Personnelles qu'il conserve sur vous, et vous permettre de vérifier qu'il traite vos Données Personnelles conformément aux lois et dispositions applicables en matière de protection des données ; 
  • Vous avez le droit de bloquer ou d'interdire la poursuite de l'utilisation de vos Données Personnelles. Si le traitement est restreint, ZF  peut continuer à enregistrer vos Données Personnelles, mais ne peut plus les utiliser ; 
  • Si vos Données Personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander leur rectification ;
  • Dans certaines conditions, vous pouvez demander la suppression ou le retrait de vos Données Personnelles des systèmes ZF ; 
  • Si le traitement de vos Données Personnelles par ZF se base explicitement sur votre consentement, vous avez le droit de révoquer cette autorisation à tout moment. Ce droit inclut la possibilité d'interdire à  ZF d'utiliser vos Données Personnelles à des fins de marketing direct ; 
  • Vous avez le droit d'obtenir, dans certaines conditions, de la part de  ZF vos Données Personnelles sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine, afin que vous puissiez les réutiliser à des fins personnelles pour différents services ; 
  • Vous avez aussi le droit de vous opposer à certains types de traitement, notamment à un traitement à des fins de marketing direct. 
 
ZF peut cependant être amené à conserver des Données Personnelles, par exemple à des fins légales ou administratives (par ex. enregistrements comptables). 
 
Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en contactant le Coordinateur de la protection des données de ZF Group (voir la section III. plus haut) : Pour toutes les requêtes exposées ci-dessus, veuillez nous envoyer une lettre ou un e-mail avec l'objet «Data Subject Request».  

Vous avez aussi le droit de porter plainte auprès de l'autorité nationale en matière de protection des données à propos de la manière dont ZF utilise ou traite vos Données Personnelles. 



 

XI. Conformité de la Note et informations de contact 

La surveillance et l'assurance au sein de ZF de la conformité du traitement de Données Personnelles avec la présente Note ainsi qu'avec les lois et réglementations applicables en matière de protection des données, relèvent de la responsabilité du Coordinateur de la protection des données de ZF Group et du DPO local, le cas échéant. 

Vous pouvez contacter le Coordinateur de la protection des données de ZF Group pour toute question concernant le traitement de vos Données Personnelles et l'exercice des droits mentionnés plus haut. 


 

XII. Divers 

La présente Note prend effet le 15 mars 2020 et s'applique à ZF (voir la section I. plus haut pour une définition précise du champ d'application). 

La présente Note peut faire l'objet de révisions et d'amendements de temps à autre. Tout amendement sera signalé de façon appropriée. 

ZF a le droit d'adapter le texte de la présente Note sous forme d'addenda joints à cette Note, uniquement dans le but de respecter la législation locale. En cas de divergence entre la présente Note et des addenda locaux spécifiques conformes à la loi locale, les clauses de ces derniers priment.